Tapi lewat sistem SIMKIM mengharuskan warga Indonesia yang hendak membuat atau memperpanjang paspor harus datang langsung ke kantor KJRI, karena membutuhkan pengambilan biometrik dan foto secara langsung.

Pembuatan paspor online di KJRI Sydney sudah dimulai sejak diberlakukannya sistem baru, sementara di Melbourne sistem baru diterapkan pada awal Januari 2018 lalu.

Namun, sama seperti pembuatan paspor online di Indonesia, ada jumlah kuota bagi pemohon per harinya untuk memasukkan data pemohon ke dalam sistem. Karenanya, pemohon perlu mendaftar terlebih dahulu sebelum memasukkan formulir dan dokumen pendukung.

Untuk mempermudah proses pendaftaran, KJRI Sydney memberikan pelayanan pendaftaran secara online, sehingga pemohon tidak perlu datang ke KJRI hanya untuk mendaftar.

“Komunitas warga Indonesia di Sydney lebih banyak, sehingga jumlah pemohon paspor juga lebih banyak. Supaya tidak ada penumpukan antrian maka kami terapkan sistem registrasi online ini,” ujar Made Tony Nuryana, Staf Teknis Imigrasi di KJRI Sydney.

Saat melakukan registrasi, pemohon akan mendapatkan informasi tanggal dan waktu untuk membawa formulir permohonan, dokumen pelengkap, serta untuk pengambilan data biometrik.

Sementara di KJRI Melbourne sistem registrasi online masih belum tersedia, sehingga pemohon perlu datang langsung dua kali. Pertama untuk melakukan registrasi, kedua untuk datang memasukkan permohonan sesuai jadwal yang sudah dialokasikan.

KJRI Melbourne mengaku menyadari kesulitan bagi warga Indonesia di Victoria untuk dua kali datang secara langsung ke kantor KJRI. “Memang agak tidak praktis ya, karena harus bolak-balik, tapi saat ini kita terpaksa harus melakukannya untuk proses selanjutnya,” ujar Faisal Perdanaputra, salah satu konsul di KJRI Melbourne.

“Karena jika kita tidak memberlakukan pendaftaran, maka kita tidak bisa melakukan proses selanjutnya.”

Faisal menjelaskan jika tidak ada proses registrasi terlebih dahulu, maka dari awal hingga akhir waktu pelayanan KJRI, pihaknya hanya memiliki waktu untuk menerima pemohonan. Sehingga tidak ada waktu untuk memprosesnya, seperti pengambilan identitas biometrik.

“Untuk memprosesnya membutuhkan waktu seperti memasukan data-data, nama lengkap, dan lainnya ke dalam sistem. Jika lima hari kita hanya menerima permohonan, kita tidak punya waktu cukup waktu untuk memprosesnya,” ujarnya kepada ABC Australia di Melbourne.

Dari pengalaman Tony, saat KJRI Sydney melakukan proses perpanjangan paspor di Adelaide, jika tidak proses pendaftaran terlebih dahulu maka pelayanan menjadi menumpuk dan warga serta staf melakukannya hingga tengah malam.

Cara pasti bagaimana melakukan pendaftaran

Yang menjadi masalah adalah warga Indonesia di negara bagian Victoria tidak mengetahui pasti bagaimana cara melakukan pendaftaran secara langsung. Dari pantauan ABC Australia informasi perlunya warga Indonesia untuk melakukan registrasi terlebih dahulu tidak ditemukan baik di situs atau halaman Facebook KJRI Melbourne.

Menurut KJRI Melbourne, informasi ini sebenarnya tersedia jika pemohon membaca dengan cermat formulir permohonan. Namun mengakui pendaftaran hanya bisa dilakukan dengan datang secara langsung ke kantor KJRI bisa menyulitkan bagi mereka yang tinggal di luar kota Melbourne. Warga tidak bisa melakukan registrasi lewat telepon, email, ataupun secara online.

“Ini [registrasi online] yang sedang kita kembangkan, mudah-mudahan dalam waktu tidak lama, kita bisa melakukan registrasi secara online kedepannya,” tambah Faisal.

Faisal juga menambahkan ada pengecualian bagi mereka yang tinggal di luar Melbourne, seperti di Tasmania, Bendigo, atau Geelong. Mereka dapat langsung datang ke kantor KJRI Melbourne untuk mengajukan permohonan paspor baru tanpa harus registrasi terlebih dahulu, sehingga tak perlu datang dua kali.

Menurut Faisal, KJRI Melbourne hingga saat ini bisa memiliki kapasitas untuk memproses 10 paspor setiap harinya, dengan waktu sekitar 30-40 menit untuk satu orang pemohon.

Sementara di Sydney mereka memiliki kapasitas hingga 30 paspor setiap harinya. "Tapi kami pun pada awalnya seperti itu, kemudian meningkat jadi 15,20, 30. KJRI Melbourne baru satu bulan menerapkan SIMKIM jadi mereka masih sedang berupaya," kata Tony.

Di Sydney, pendaftaran dilakukan secara online untuk menentukan waktu kapan pemohon bisa datang membawa berkas permohonan dan pengambilan data biometrik. Tony mengatakan jika ada yang berhalangan dengan waktu yang sudah ditentukan maka bisa dilakukan penjadwalan ulang lewat email.

"Kecuali untuk mereka yang mengalami kondisi darurat, maka bisa langsung datang membawa berkas permohonan."

"Anjuran kami, warga Indonesia untuk selalu memperhatikan kapan paspor mereka habis masa berlakunya dan lakukan perpanjangan paspor enam bulan sebelum masa berlaku, terlepas jika Anda hendak berpergian atau tidak," tambah Tony.

Anda punya pengalaman dengan pembuatan paspor lewat sistem SIMKIM di kantor KJRI di Australia? Bagikan pengalamannya lewat halaman Facebook kami di Facebook.com/AustraliaPlusIndonesia.